掌握采购基础知识！工作效率翻倍干货分享采购工作基础知识通常来讲

获取采购基本知识，实现工作效能倍增：对于采购人员而言，其作业流程通常包含以下八个关键步骤。第一步是制定采购计划。在此阶段，根据使用部门的需求预估进行规划，并确保该计划的准确性。在与相关负责人或计划员沟通确认无误后，记录并保存最终的采购方案。第二步涉及询价和还盘过程中的两大主要工作：第一部分是发送询价函，通过事先筛选供应商名单，向他们询问价格、交货时间、付款方式、售后服务等细节，并要求以盖章形式回传确认信息；第二部分是议价环节，在综合考量成本效益的前提下，比较至少两家或更多的供应商报价，以确保与最能为公司带来最大利益的企业合作。在这一过程中，要求所有供应商提供详尽的报价单，以便了解所采购商品的具体来源，并利用各种途径进行验证，从而在后续谈判中占据优势。第三步是准备采购订单和合同，在完成询价议价后，接下来应着手制作订单文档，并将各供应商提供的书面报价、比价表以及已制定好的采购计划和确认单等文件整理装订。第四步是货物跟踪阶段，需了解整个供应链的进程是否顺利，包括通知收货人的联系方式及地址，并与供应商保持联系。同时，在供应商发货后，还需了解承运方的相关信息，以确保随时掌握货物运输的状态。第五步涉及仓储接货环节，重点在于通知仓库管理人员做好接收准备，例如明确货物抵达时间、随附单据等事项。很多企业对此会制定统一的走货单模板，并要求发货方将此信息抄送至相关部门，同时，采购人员需实时跟进进度。第六步是组织和执行质量检验过程，这包括在合同签订后通知检验部门做好准备，确保具备必要的仪器、实验设备、试剂以及验收标准（即入厂标准、国家标准、合同标准及供应商企业特定标准），以便于货物到货后立即进行检查并出具合格报告。采购员需关注全程的检验工作，从前期检验、中期检验直至后期检验，以避免事后发现质量问题影响整体流程。第七步是产品达到验收要求后的仓储入库阶段，在完成验收且确认合格后，根据验收合格单开具入库单，并收集相关文件（如入库单、检斤单、质检报告）以备后续付款操作。强调各环节间的信息流转应顺畅无阻，并确保信息互通。第八步涉及结付款前的准备工作，务必提前准备所需单据，以便按合约规定及时支付款项，体现“言出必行”的诚信原则。对于此阶段，采购员需做好与公司财务部门和供应商之间的沟通协调，适时提出有利于本方的结算方式。在付款过程中所需材料包括但不限于付款申请单、发票、入库单、质检单及检斤单等文件，确保所有流程遵循合同规定。在此基础上，采购人员应扮演好公司财务与供方之间的桥梁角色，适时提出对双方均有利的支付方案。

(责任编辑：佚名)